Un assistant téléphonique pour faciliter le quotidien du cabinet

Les appels téléphoniques peuvent interrompre les consultations et mobiliser une part importante du temps du secrétariat. Pour répondre à cette difficulté, Doctolib propose un Assistant téléphonique utilisant l’intelligence artificielle (IA). Son rôle : prendre en charge certains appels selon les consignes définies par le cabinet et transmettre les demandes qui nécessitent une intervention humaine.

Cette solution fait partie du Secrétariat digital de Doctolib. Elle vise à faciliter la gestion des appels tout en laissant aux professionnels de santé la maîtrise de leur organisation.

Que change cette solution pour votre cabinet ?

L’Assistant téléphonique peut répondre aux appels 24 h/24 et 7 j/7, y compris lorsque l’équipe est occupée ou que plusieurs patients appellent en même temps.

Selon les règles configurées par le cabinet, il peut notamment :

Gérer les rendez-vous : prendre des rendez-vous, les déplacer ou les annuler selon les consignes définies.
Répondre aux demandes courantes : apporter une réponse adaptée aux demandes concernant notamment les prescriptions, les arrêts de travail ou les courriers.
Transférer certains appels : orienter les demandes vers le bon interlocuteur, selon les paramètres choisis.
Préparer les messages : retranscrire, résumer et classer les demandes qui n’ont pas pu être résolues automatiquement, afin de faciliter leur traitement par l’équipe.

Pour le médecin, l’objectif est de limiter les interruptions pendant les consultations. Pour le secrétariat, cette assistance peut aider à mieux gérer les périodes de forte affluence. Les patients disposent, quant à eux, d’un autre moyen de joindre le cabinet par téléphone.

L’Assistant intervient en soutien de l’équipe : le cabinet conserve la maîtrise des consignes et des appels à transmettre.

Comment préparer sa mise en place ?

Avant d’envisager cette solution, quelques étapes permettent de vérifier qu’elle correspond aux besoins de votre structure.

1. Faites le point sur vos appels : identifiez les demandes les plus fréquentes, les horaires de forte activité et les interruptions qui perturbent le travail quotidien.
2. Définissez les règles de prise en charge : précisez les demandes qui peuvent être traitées automatiquement, celles qui doivent être transférées et celles qui nécessitent un rappel de l’équipe.
3. Vérifiez votre organisation actuelle : déterminez comment l’assistant s’intégrera à votre gestion des rendez-vous, à votre secrétariat et à vos habitudes de travail.
4. Préparez le suivi des demandes : définissez qui consulte les messages transmis et comment les demandes en attente seront traitées.
5. Faites-vous accompagner : avant le déploiement, prenez le temps de vérifier les conditions d’utilisation et les modalités de configuration adaptées à votre cabinet.

Doctolib indique que les données sont hébergées dans l’Union européenne et que la solution est conçue pour respecter le RGPD et les exigences d’hébergement des données de santé. Il reste important de vérifier les modalités de traitement des données et les paramètres de conservation applicables à votre utilisation.

TechnoSanté Île-de-France à vos côtés

Dans le cadre de son partenariat avec Doctolib, TechnoSanté Île-de-France accompagne les cabinets médicaux dans leurs questions informatiques et l’évolution de leur environnement de travail. Si vous souhaitez étudier l’intérêt de l’Assistant téléphonique pour votre structure, notre équipe peut vous aider à faire le point sur votre organisation et les aspects techniques à anticiper.

Pour toute question ou pour échanger sur votre situation, contactez l’assistance TechnoSanté Île-de-France au 01 64 69 02 64.

Vous pourrez ainsi évaluer sereinement si cette solution répond aux besoins de votre cabinet et préparer son intégration en tenant compte de vos pratiques.

Sources

Doctolib – Assistant téléphonique